お客様からご質問があったシリーズです。
点呼簿の右上にある押印欄
まず、ご自身の会社の点呼簿を持ってきて見て下さい。
そして、全体をよ～くご覧になってください。
点呼簿の欄外に、小さな□が並んでいませんか？
そこになんと書かれているでしょう？
パターン①
安全統括管理者 ／ 統括運行管理者 ／ 運行管理者 ／ 整備管理者
一番多いバターンです。
パターン②
統括運行管理者 ／ 運行管理者 ないしは 安全統括管理者 ／ 統括管理者
これも多いですね。
③パターン③
運行管理者 ／ 整備管理者
他にも組み合わせとしてはありますが、さて、どれが貴社の点呼簿にあてはまりますか？
そこになんと書かれているでしょう？
パターン①
安全統括管理者 ／ 統括運行管理者 ／ 運行管理者 ／ 整備管理者
一番多いバターンです。
パターン②
統括運行管理者 ／ 運行管理者 ないしは 安全統括管理者 ／ 統括管理者
これも多いですね。
③パターン③
運行管理者 ／ 整備管理者
他にも組み合わせとしてはありますが、さて、どれが貴社の点呼簿にあてはまりますか？
安全統括管理者は何を確認したの？
安全統括管理者は、各社に一人が原則です。
営業所が一つの会社さんならいいですが、例えば3営業所のある事業者さんの場合はどうでしょう？
3つも営業所があり、点呼簿は毎日更新されるのに、安全統括管理者は何を確認して押印するというのでしょうか？
つまり、営業所が複数ある会社の点呼簿に、『安全統括管理者』の押印欄があるのは無意味だと言えます。
私が監査員だったら、『これ、改ざんですよね？』って言っちゃいます。
つまり、営業所が複数ある会社の点呼簿に、『安全統括管理者』の押印欄があるのは無意味だと言えます。
私が監査員だったら、『これ、改ざんですよね？』って言っちゃいます。
統括運行管理者は正しい
点呼簿欄外の押印欄に押印するものとして、最もふさわしいのは『統括運行管理者』でしょう。
貸切バスなら、必ず複数いる運行管理者、補助者の責任者ですから、むしろ確認する義務があります。
点呼後を見て、その日一日の運行管理体制に問題がなかったかどうかの確認をするわけです。
安全統括管理者と違い、ひとつの営業所を任されているという職制からも、確認印の主としてふさわしいと言えます。
点呼後を見て、その日一日の運行管理体制に問題がなかったかどうかの確認をするわけです。
安全統括管理者と違い、ひとつの営業所を任されているという職制からも、確認印の主としてふさわしいと言えます。
運行管理者？ 誰が押印する？
点呼簿欄外に、運行管理者の押印欄は不要、というよりも『意味が不明』です。
運転手の状態を正確に読み取る必要がある点呼という作業を、たった一人でこなすことは（普通）できません。
たとえば、ある会社さんで、朝は社長のAさんと従業員のCさんが担当し、夕方は社長の奥さんBさんが点呼を担当する。
この場合、運行管理者と書かれた欄には、Aさん、Bさん、Cさんのうち、誰が押印するのでしょう？
しかも、その隣には、統括運行管理者Aさんの押印もあります。
はっきり言って、この欄は無駄ですね。
たとえば、ある会社さんで、朝は社長のAさんと従業員のCさんが担当し、夕方は社長の奥さんBさんが点呼を担当する。
この場合、運行管理者と書かれた欄には、Aさん、Bさん、Cさんのうち、誰が押印するのでしょう？
しかも、その隣には、統括運行管理者Aさんの押印もあります。
はっきり言って、この欄は無駄ですね。
整備管理者？？
整備管理者は、何の確認のために、点呼簿欄外に押印するのでしょう？
点呼に関連する業務で整備管理者が関わるのは、事業用自動車の運行の可否判断です。
しかし、この業務は通常日常点検簿への押印で終了していますので、わざわざ点呼簿に押印する必要性がありません。
しかし、この業務は通常日常点検簿への押印で終了していますので、わざわざ点呼簿に押印する必要性がありません。
下手をすると文書・記録全体が疑われる
いい機会ですから、自社の文書・記録類の押印欄をチェックしてみましょう。
文書・記録の押印欄というのは、『この書類を私が確認しました。大丈夫です。』という意味で押すのです。
文書・記録の欄外に押印する条件
①確認する権限があること
そもそも権限のない人が押印したって、しかたありません。
②現実に確認できること
どう考えても確認が現実的でない人の押印も無駄です。
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確認する意味も必要もない人の押印欄が堂々と設けられていて、そこにまことしやかに押印があったとしたら、文書・記録の改ざんが疑われても文句が言えません。
もしもお使いの記録がまだたくさんあって、様式変更に伴う廃棄がためらわれるようであれば、押印欄を二重線で消しておけばいいでしょう。
①確認する権限があること
そもそも権限のない人が押印したって、しかたありません。
②現実に確認できること
どう考えても確認が現実的でない人の押印も無駄です。
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確認する意味も必要もない人の押印欄が堂々と設けられていて、そこにまことしやかに押印があったとしたら、文書・記録の改ざんが疑われても文句が言えません。
もしもお使いの記録がまだたくさんあって、様式変更に伴う廃棄がためらわれるようであれば、押印欄を二重線で消しておけばいいでしょう。
【中小企業診断士／行政書士 高原伸彰】